中华人民共和国行业标准

建设电子档案元数据标准

Standard for electronic construction recordkeeping metadata

CJJ/T 187-2012

批准部门：中华人民共和国住房和城乡建设部

施行日期：2 0 1 3 年 3 月 1 日

中国建筑工业出版社

2012 北 京

中华人民共和国住房和城乡建设部 公 告

第1516号

住房城乡建设部关于发布行业标准 《建设电子档案元数据标准》的公告

现批准《建设电子档案元数据标准》为行业标准，编号为CJJ/ T187-2012, 自2013年3月1日起实施。

本标准由我部标准定额研究所组织中国建筑工业出版社出版 发行。

中华人民共和国住房和城乡建设部

2012年11月1日

前 言

根据住房和城乡建设部《关于印发<2008年工程建设标准 规范制订、修订计划(第一批)〉的通知》 (建标[2008]102 号)的要求，标准编制组经过深入的调查研究，认真分析总结国 内外科研成果，结合实践经验，并在广泛征求意见的基础上，编 制本标准。

本标准的主要技术内容是：1.总则；2.术语；3.基本规 定；4.元数据内容；5.元数据扩展；6.元数据管理。

本标准由住房和城乡建设部负责管理，由住房和城乡建设部 城建档案工作办公室负责具体技术内容的解释。执行过程中如有 意见或建议，请寄送住房和城乡建设部城建档案工作办公室(地 址：北京市海淀区三里河路9号，邮政编码：100835)。

本标准主编单位：住房和城乡建设部城建档案工作办 公室

珠海市城市建设档案馆

本标准参编单位：深圳市世纪伟图科技开发有限公司 珠海市建设工程质量监督检测站

南京市城市建设档案馆

大连市城市建设档案馆

上海市城市建设档案馆

本标准主要起草人员：蒋仕鹊 姜中桥 李 琦 张志敏

周健民 黄春晓 陈灏沆 崔丽梅 王 策 高 雅 刘 静

本标准主要审查人员：王 毅 刘越男 刘家真 潘世萍

冯丽伟 蔡学美 张 斌 秦屹梅

权进立 李宗波 赵淑芳

目 次

1 总则 ............................................ 1

2 术语 ........................................... 2

3 基本规定 ....................................... 4

4 元数据内容 ..................................... 6

4.1 元数据元素集 .................................. 6

4.2 文件实体 ...................................... 6

4.3 业务实体 .................................... 18

4.4 责任者实体 ..................................... 23

4.5 关系实体 .................................... 29

5 元数据扩展 ...................................... 32

6 元数据管理 ...................................... 33

附录 A 元数据元素表 .............................. 34

本标准用词说明 .................................... 37

引用标准名录 .......................................... 38

附： 条文说明 ....................................... 39

Contents

1 General Provisions ..................................................... 1

2 Terms ....................................................................... 2

3 Basic Requirements ..................................................... 4

4 Contents of Metadata .................................................... 6

4.1 Element Set of Metadata ................................................ 6

4.2 Record Entity ............................................................ 6

4.3 Business Entity ......................................................... 18

4.4 Agent Entity ............................................................. 23

4.5 Relationship Entity ................................................... 29

5 Extension of Metadata ................................................. 32

6 Management of Metadata .......................................... 33

Appendix A Form of Metadata Elements .......................... 34

Explanation of Wording in This Standard ..................... 37

List of Quoted Standards ............................................... 38

Addition: Explanation of Provisions .............................. 39

1 总 则

1.0.1 为加强建设电子档案的全过程管理，建立真实、完整、 有效的建设电子档案，保障建设电子档案的安全保管与有效开发 利用，制定本标准。

1.0.2 本标准适用于建设电子档案的形成、归档与管理过程中 元数据的捕获和管理，也适用于其他不同载体的建设档案。

1.0.3 建设电子档案元数据的捕获与管理，除应符合本标准外， 尚应符合国家现行有关标准的规定。

2 术 语

2.0.1 建设电子文件 electronic construction records

建设电子文件(以下简称电子文件)是指在城乡规划、建设 及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁 带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并 可在通信网络上传送的文件。主要包括建设系统业务管理电子文 件和建设工程电子文件两大类。

2.0.2 建设电子档案 electronic construction archives

具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及其元 数据。主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子 档案。

2.0.3 元数据 metadata

元数据是描述建设电子文件背景、内容、结构及其整个管理 过程的结构化或半结构化的数据。

2.0.4 元素 element

元数据中结构化或半结构化的数据项。每个元素应具有英文 名称、定义、使用目的、使用方法、取值类型及取值方案等 属性。

2.0.5 子元素 subelement

对元数据元素进行进一步描述或限定的元素。

2.0.6 元素集 element set

元数据中元素的集合。

2.0.7 实体 entity

用元数据元素集描述的概念、客观事物、发生的事件和处理 的事务等。

2.0.8 文件管理单元 record management unit

文件管理单元是被元数据描述的文件或文件的集合。文件管 理单元依次可分为文件集、文件系列、文件组合、单一文件四个 层级。

3 基 本 规 定

3.0.1 建设电子档案形成单位按规定向建设档案管理机构移交 建设电子文件时，应同时移交相应文件的元数据，移交的建设电 子文件应真实、完整、有效。

3.0.2 建设档案管理机构建立的建设电子文件归档与管理系统 所采用的元数据应符合本标准的规定。建设电子档案的验收与移 交、管理与利用应按现行行业标准《建设电子文件与电子档案管 理规范》CJJ/T117 的规定执行。

3.0.3 建设电子档案的形成与管理单位所采用的文件管理系统 应按本标准的规定，建立元数据的动态维护机制。

3.0.4 建设电子档案元数据元素的描述应从语义和属性两方面 进行规定。语义描述应准确、完整、清晰；属性应进行结构化描 述，其描述项应包括编号、英文名称、目的、使用、取值等。

3.0.5 元素属性项及其描述应符合下列规定：

1 编号：元素的编号应由元素集代码和其在元素集中的排 列顺序号构成；子元素的编号应由两部分构成，前面部分应为其 限定的元素的编号，后面部分应为该元素下子元素的相对顺序 号，中间应用符号“.”连接。

2 英文名称：宜采用元素或子元素的英文表达，多个英文 字中间不应留空格，每个英文字的首个字母应大写。

3 目的：应规定元素的用途。

4 使用：应规定元素的使用方法，并应符合下列规定： 1)适用性：应规定元素所在的元素集的类型；

2)使用条件：对条件性元素，应规定具体条件，包括依 赖其他元素或子元素的规定值；

3)可选性：应规定元素使用的强制性程度。强制性程度

应从“必选、条件必选、可选”中选择；

4)可重复性：应规定元素最大的出现次数；

5)子元素：当元素需作明确限定时，应使用子元素作为 元素的限定，并应对子元素的名称、英文名称、可选 性、取值类型及取值范围进行描述。

5 取值：应对元素及其子元素的取值类型与范围作出规定， 并应符合下列规定：

1) 取值类型：应规定元素取值的数据类型；

2) 取值范围：应规定元素取值的允许范围，也可从编码 方案中获取。

3.0.6 元数据元素的取值应符合现行国家标准《城市建设档案 著录规范》GB/T50323 的规定。

4 元数据内容

4.1 元数据元素集

4.1.1 建设电子档案元数据应由文件实体、业务实体、责任者 实体、关系实体等四个元素集组成，实体间的关系如图4.1.1所 示。元数据各实体的元素应符合本标准附录A 的规定。

图4 . 1 . 1 元数据实体关系图

4.1.2 建设电子档案元数据可采用多实体元素集或单一实体元 素集的方式来描述。当采用单一实体元素集时，可将业务实体、 责任者实体、关系实体中的元素纳入文件实体元素集中描述。

4.2 文 件 实 体

4.2.1 文件实体应包括文件层级、文件标识、文件名称、文件 分类、主题词或关键词、提要、附注、语种、稿本、存储、文件 日期、权限、安全控制、处置、真实性等元素。

4.2.2 文件层级应记录文件实体所处的文件管理单元的层级。 其属性应符合表4.2.2-1的规定。文件层级类型应按表4.2.2-2 的规定进行记录。

表4.2.2-1 文件层级属性

表4.2.2-2 文件层级类型

4.2.3 文件标识应为同一文件管理系统中文件实体的唯一标识， 其属性应符合表4.2.3的规定。当子元素文件标识码采用多种方 案标识时，应与文件标识方案同时使用。

表4.2.3 文件标识属性

4.2.4 文件名称应与文件实体所处层级相适应，并应准确反映 所记录的业务活动，其属性应符合表4.2.4的规定。

表4.2.4 文件名称属性

4.2.5 文件分类应按文件实体所在的层级进行。建设系统业务 管理、业务技术电子文件可按职能、问题、年度、专业等分类； 建设工程电子文件可按建设工程、专业、程序等分类。归档时宜 保留文件在归档前所作的文件分类。文件分类的属性应符合表 4.2.5的规定。

表4.2.5 文件分类属性

4.2.6 主题词应为揭示文件内容的规范化词或词组；关键词应 为取自文件题名或正文，用以表达文件主题并具有检索意义的词 或词组。其属性应符合表4.2.6的规定。

表4.2.6 主题词或关键词属性

4.2.7 提要应为文件内容的简介或评述，应反映文件的主题内 容、重要数据(包括技术参数),其属性应符合表4.2.7的规定。

表4 .2 .7 提 要 属 性

4.2.8 附注应为文件本身及其形成、处理和管理过程需要解释 和补充说明的事项，其属性应符合表4.2.8的规定。

表4.2.8 附 注 属 性

4.2.9 语种应描述表达文件内容的语言种类，其属性应符合表

4.2.9的规定。

表4.2.9 语 种 属 性

4.2.10 稿本应描述文件的文稿、文本和版本，其属性应符合表

4.2.10的规定。

表4.2.10 稿 本 属 性

4.2.11 存储应记录文件的载体形态、数量大小、存放位置及存 储格式等，其属性应符合表4.2.11的规定。

表4.2.11 存 储 属 性

续表4.2.11

4.2.12 文件日期应为与文件实体关联的开始与结束日期，其属 性应符合表4.2.12 的规定。

表4.2.12 文件日期属性

4.2.13 利用权限应规定文件使用的范围，其属性应符合表

4.2.13-1的规定。利用权限类型应按表4.2.13-2划分。

表4.2.13-1 利用权限属性

表4.2.13-2 利用权限类型表

4.2.14 安全控制应描述对档案信息安全的控制指标，其属性应 符合表4.2.14的规定。

表4.2.14 安全控制属性

4.2.15 处置应实时记录对文件的处置授权及实施处置行为的信 息，其属性应符合表4.2.15的规定。

表4.2.15 处 置 属 性

4.2.16 真实性应记录文件在传输或存储过程中发生改变的算 法，其属性应符合表4.2.16的规定。

表4.2.16 真实性属性

4.3 业 务 实 体

4.3.1 业务实体应包括业务层级、业务标识、业务名称、业务 分类、业务依据、业务特征分类、业务特征和业务日期等元素。 4.3.2 业务层级应记录业务实体所处层次，其属性应符合表 4.3.2-1的规定。其中建设系统业务管理和业务技术电子文件应 按职能、专业划分业务层级，建设工程电子文件业务层级应按建 设工程层次结构划分业务层级。业务层级的划分应符合表 4.3.2-2的规定。业务层级及层级的数量应根据文件管理的实际 需要进行设置，并应与相应的文件层级及数量相对应。

表4.3.2-1 业务层级属性

表4.3.2-2 业务层级表

续表4.3.2-2

4.3.3 业务标识应为文件管理系统中业务实体的唯一识别符。 电子文件归档后应在电子档案管理系统中赋予新的业务标识并作 为业务实体在该系统下的唯一标识，同时应保留原系统生成的业 务标识。电子档案管理系统中子元素业务标识码应采用多种方案 标识，且应与业务标识方案同时使用，其属性应符合表4.3.3的 规定。

表4.3.3 业务标识属性

4.3.4 业务名称应为业务实体的名称，并应与业务实体所处层 级相适应，其属性应符合表4.3.4的规定。

表4.3.4 业务名称属性

4.3.5 业务分类应根据业务层级的不同，按专业与行业的类别、 责任者的业务职能及业务过程、流程以及构成业务过程的具体事

务进行分类。业务分类的属性应符合表4.3.5的规定。当子元素 业务分类号采用多种业务分类方案进行标识时，应与业务分类方 案同时使用。

表4.3.5 业务分类属性

4.3.6 业务依据应记录开展业务职能、活动、事务及文件管理 行为的依据，业务依据应与业务层级相适应，其属性应符合表 4.3.6的规定。

表4.3.6 业务依据属性

4.3.7 业务专业特征应根据城乡规划、建设和管理活动的专业、 行业类别设置相应的特征项、特征项值及特征项值单位，其属性 应符合表4.3.7的规定。

表4.3.7 业务专业特征属性

4.3.8 业务日期应记录与业务实体相关的开始和结束日期，其 属性应符合表4.3.8的规定。

表4.3.8 业务日期属性

4.4 责任者实体

4.4.1 责任者实体应包含责任者层级、责任者标识、责任者名 称、责任者职能、责任者许可和责任者联系方式等元素。

4.4.2 责任者层级应描述责任者实体所处的层级，其属性应符 合表4.4.2-1的规定。责任者实体层级的划分应符合表4.4.2-2 的规定。

表4.4.2-1 责任者层级属性

表4.4.2-2 责任者实体层级

4.4.3 责任者标识应为责任者实体的唯一识别，其属性应符合 表4.4.3的规定。

表4.4.3 责任者标识属性

4.4.4 责任者名称应为责任者实体的名称，其属性应符合表

4.4.4的规定。

表4.4.4 责任者名称属性

4.4.5 责任者职能应为责任者职能的描述，其属性应符合表

4.4.5的规定。

表4.4.5 责任者职能属性

4.4.6 责任者许可应为对责任者进行文件管理活动的授权，其 属性应符合表4.4.6-1的规定。责任者许可内容应按表4.4.6-2 规定的事件类型授权。

表4.4.6-1 责任者许可属性

表4.4.6-2 文件管理事件表

续表4.4.6-2

续表4.4.6-2

4.4.7 责任者联系方式应为有关责任者的联系方式与信息，其 属性应符合表4.4.7的规定。

表4.4.7 责任者联系方式属性

4.5 关 系 实 体

4.5.1 关系实体应包含关系标识、关系名称、关系日期、相关 实体等元素。

4.5.2 关系标识应为关系实体的唯一标识，其属性应符合表

4.5.2的规定。

表4.5.2 关系标识属性

4.5.3 关系名称应为关系实体的名称，其属性应符合表4.5.3- 1的规定。关系类型的划分应符合表4.5.3-2的规定。

表4.5.3-1 关系名称属性

表4.5.3-2 关系类型表

4.5.4 关系日期应记录关系建立的开始及结束日期，其属性应 符合表4.5.4的规定。

表4.5.4 关系日期属性

4.5.5 相关实体应记录关系实体中两个已关联的实体及其间发 生的事件。主实体应为关系的出发点(起点),相关实体应为关 系的指向点(终点),其属性应符合表4.5.5的规定。

表4.5.5 相关实体属性

5 元数据扩展

5.0.1 当建设电子档案元数据中的元素或子元素不能满足需要 时，可按下列方式对元数据进行扩展：

1 在本标准规定的元素集中增加新的元素及子元素； 2 对现有元素集中的层级进行细化和限定；

3 扩展元素的取值范围或施加更多的限制；

4 建立新的取值方案，代替现有取值范围为自由文本的元 素取值；

5 对现有元数据元素实施更加严格的约束条件，将可选元 素改为必选；

6 对现有元数据元素的值域施加更多的限制。

5.0.2 对现有建设电子档案元数据元素扩展时，不得进行下列 内容的改变：

1 将现有元数据元素的名称更名；

2 将现有元数据元素的定义作出修改；

3 将必选项变更为条件必选或可选项；

4 将条件必选项变更为可选项；

5 将已作规定的取值范围变更为自由文本；

6 改变已作规定的取值范围中列出的已有值。

5.0.3 扩展元素与子元素不能与已有元素和子元素有语义上的

重叠。

5.0.4 建设电子档案元数据元素扩展前，应按本标准规定的元 数据内容，确认不能满足应用的内容或需扩展的内容，再按本章 的规定进行扩展。

6 元数据管理

6.0.1 建设电子档案元数据在管理、交换和提供利用时，应采 用XML Schema格式。

6.0.2 建设电子档案元数据文件的命名，应与所描述的数据文 件或原文件建立联系。

6.0.3 建设电子档案元数据宜通过建立元数据管理系统来进行 管理和维护。

附录A 元数据元素表

续表 A

续表 A

本标准用词说明

1 为便于在执行本标准条文时区别对待，对于要求严格程 度不同的用词说明如下：

1)表示很严格，非这样做不可的：

正面词采用“必须”,反面词采用“严禁”; 2)表示严格，在正常情况下均应这样做的：

正面词采用“应”,反面词采用“不应”或“不得”; 3)表示允许稍有选择，在条件许可时首先应这样做的：

正面词采用“宜”,反面词采用“不宜”;

4)表示有选择，在一定条件下可以这样做的，采用

“可”。

2 条文中指明必须按其他标准、规范执行的写法为： “按……执行”或“应符合……的规定”。

引用标准名录

1 《城市建设档案著录规范》GB/T 50323

2 《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ/T117

中华人民共和国行业标准

建设电子档案元数据标准

CJJ/T 187-2012

条 文 说 明

制 订 说 明

《建设电子档案元数据标准》CJJ/T187-2012 经住房和城 乡建设部2012年11月1日以第1516号公告批准、发布。

本标准制订过程中，编制组对我国近十年来建设档案信息化 与数字化工作进行了深入的调查研究，总结了近几年我国开展建 设电子文件与电子档案管理取得的成功经验，并针对建设电子文 件全过程管理中确保电子文件真实性、准确性、完整性、有效性 与安全性的实际需要，参考了国际文件管理的系列标准规范，并 以多种方式广泛征求了全国有关单位的意见，对主要问题进行了 反复修改，最后经有关专家审查定稿。

为便于广大设计、施工、科研、学校等单位有关人员在使用 本标准时能正确理解和执行条文规定，《建设电子档案元数据标 准》编制组按章、节、条顺序编制了本标准的条文说明，对条文 规定的目的、依据以及执行中需注意的有关事项进行了说明。但 是，本条文说明不具备与标准正文同等的法律效力，仅供使用者 作为理解和把握标准规定的参考。

目 次

1 总则 ............................................ 42

2 术语 ............................................. 45

3 基本规定 ........................................ 46

4 元数据内容 ...................................... 47

4.1 元数据元素集 .................................... 47

4.2 文件实体 .................................... 48

4.3 业务实体 .................................... 58

4.4 责任者实体 ..................................... 61

4.5 关系实体 .................................... 62

5 元数据扩展 ...................................... 63

6 元数据管理 ....................................... 64

1 总 则

1.0.1 本条规定了编制本标准的目的。

元数据管理是档案管理中必不可少的一部分，元数据有着多 种功能和用途。在档案管理背景下，元数据被定义为描述档案背 景、内容、结构及其整个管理过程的数据。这些元数据是结构化 或半结构化的信息，用于确保文件始终在同领域内或跨领域间形 成、登记、分类、利用、保管和处置，用于反映特定群体的特定 思想和特定活动。档案管理元数据还可以用于对档案本身以及档 案的形成、管理、维护和使用档案的人、过程、系统及其管理方 针等要素进行识别、确认和证实以说明其背景关系。

无论是物理的、模拟的，还是数字形态的档案，元数据可以 始终确保档案的真实性、可靠性、可用性和完整性，有助于对信 息对象的管理和理解，当然，元数据本身也需要管理。

档案管理总是涉及元数据管理。然而，数字环境下的管理需 求与传统环境下的管理需求表现形式不同，需要不同的机制识 别、捕获、表征和利用元数据。在数字环境下，只有采用元数据 定义其关键特征，才是权威性的档案。同时这些特征应明确表达 并记录下来，而不是像纸质环境下是隐含的。在数字环境下，保 证在形成、捕获和管理档案的系统中自动实现对档案管理元数据 的创建和捕获是必要的。数字环境为我们定义、创建元数据并完 整、及时地捕获文件提供了机遇。

档案是事务的证据或者本身就是档案管理活动的对象，档案 管理元数据具有重要的意义和作用，元数据以如下的方式为业务 和档案管理提供支持：

1 保护档案的证据特性并确保档案的长期可获取性和可 用性；

2 便于对档案的理解；

3 支持并保证档案的证据价值；

4 便于确保档案的真实性、可靠性和完整性；

5 对访问管理、隐私管理和权限管理提供支持和管理；

6 支持高效率的检索；

7 通过确保在各种技术环境和业务环境下可靠地捕获文件 从而支持互操作策略，并使档案持续地得到长久保存；

8 在档案与其形成的背景信息之间进行逻辑链接，并以一 种结构化的、可靠的和有效的方式维护这种链接；

9 为识别形成和捕获数字档案的技术环境提供支持，同时 对维护档案的技术环境的管理提供支持，以便在需要真实性档案 时可以随时复制档案；

10 为实现档案在不同环境、计算机平台或保管策略之间的 有效迁移提供支持。

“建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，保障建设 电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用”的基本原则就 是要实施对建设电子档案的前端控制与全程管理，这就要求必须 在建设电子文件归档前后对其实施统一的规范化管理。

制定本标准的目的就是规范城市建设各种元数据内容和技术 质量要求。本标准的制定和实施，对于统一我国城市规划、建设 及管理相关领域元数据的采集、建库与应用，进而推动建设档案 信息的共享和广泛应用，具有重要的实用价值。

1.0.2 本条规定了本标准的适用范围。本标准作为城乡规划、 建设及其管理电子档案专用元数据标准，适用于建设电子档案的 形成、收集、积累、整理、鉴定、归档、移交、存储与保管、处 置、利用与安全等过程，可供城乡规划、建设及其管理业务系统 和城建档案信息管理系统捕获、管理、更新和应用元数据时使 用。本标准涵盖了对不同载体建设档案的描述。

1.0.3 本标准所规定的建设电子档案元数据的建立、管理和发 布涉及建设行业的各专业(行业)、信息技术、档案业务等方面，

内容广泛。因此，除应符合本标准的规定外，还应符合有关国家 标准的基本规定，包括： 《建设电子文件与电子档案管理规范》 CJJ/T117、《城市建设档案著录规范》GB/T 50323、《建设工程 文件归档整理规范》GB/T 50328、《建筑和设施管理部门元数据 的应用》ISO 82045-5、《信息与文献文件管理第1部分通用 原则》ISO15489-1:2001、《 信息与文献文件管理流程文件元 数据第1部分原则》ISO 23081-1:2006、《信息与文献文件 管理流程文件元数据第2部分概念与实施》ISO/TS 23081-2: 2007、《空间数据和传输系统一开放档案信息系统一参考模型》 ISO 14721、 《信息技术—元数据元素的规范与标准化》ISO 11179、《城建档案业务管理规范》CJJ/T158 等。

2 术 语

本章定义了本标准中所涉及的主要概念。

3 基 本 规 定

3.0.1 建设电子档案形成单位应将本标准规定的有关建设电子 文件形成的业务背景、责任者背景、文件描述信息以及关系实体 等元数据的捕获、管理嵌入到形成、处理、管理、利用与归档的 业务系统或文件系统中，以确保向建设档案管理机构所移交的建 设电子文件及元数据真实、完整、可用和安全。

3.0.2 建设档案管理机构在接收建设电子档案时应采用满足本 标准的建设电子文件归档与管理系统，检验所移交建设电子文件 中元数据集的真实、完整、有效、可靠。

3.0.3 建设电子档案管理的目标是确保其真实性、完整性、有 效性，并要求确保其存储与利用的安全性，这也是建设档案管理 机构管理建设电子文件的重要职能，各地建设档案管理机构可按 实际工作的需要，有计划、有步骤地开展建设电子文件管理系统 的建设。

3.0.6 元素属性中可选性使用时应注意：

1 当元素在“可选性”的取值为“必选”时，表明该元素 必须采用；当该元素采用时，其“可选性”的取值为“必选”的 子元素也必须采用。

2 当元素在“可选性”的取值为“可选”时，表明该元素 可根据用户需要选用或不选用。当用户决定采用该元素时，其 “可选性”的取值为“必选”的子元素也必须采用。

3 当元素在“可选性”的取值为“条件必选”时，表明在 特定使用环境条件下，该元素必须采用；当环境条件满足，且用 户决定采用该元素时，其“可选性”的取值为“必选”的子元素 也必须采用。

4 元数据内容

4.1 元数据元素集

4.1.1 为保证建设电子文件的真实性、完整性与可用性，应记 录这些文件的形成、维护及归档管理等全过程的背景信息。本标 准采用文件实体、业务实体、责任者实体及关系实体四个元数据 集对文件的背景信息进行记录。其中，关系实体用于描述实体间 及实体内部的关系。建设电子档案元数据实体关系图描述了文 件、业务、责任者及这些实体间及实体内部的关系：责任者“执 行”业务，执行过程与结果“被记录”在文件中，文件是由执行 业务的责任者创建或使用的。将实体层级引入元数据关系实体 图，就形成元数据实体层级模型图，以建设工程为例，建设工程 元数据实体层级模型示例见图1。

图 1 建设工程元数据实体层级模型示例

4.1.2 本标准采用多对象与单一对象并存的执行方式。多对象

的情况包括：两对象(如：文件、关系)、三对象(如：文件、

责任者、关系，或文件、业务、关系)、全部对象(文件、责任 者、业务、关系)。执行中选用的对象越多，对使用的环境要求 就越高，文件真实性、完整性与有效性的保障性相对就越强，本 标准的适应性就越好。如，传统纸质文件的管理就是采用单一对 象(文件对象)来进行文件的管理。

4.2 文 件 实 体

4.2.1 文件实体对文件层级、文件标识、文件名称、文件分类、 主题词或关键词、提要、附注、语种、稿本、存储、文件日期、 权限、安全控制、处置和真实性等元素进行描述。

4.2.2 文件层级是对文件管理单元的描述，可以是单一文件， 也可以是文件组合或文件集。文件层级的选用，取决于组织机构 的需求。同时，文件层级应与形成该文件实体的业务实体层级相 对应，以保证文件实体与其形成环境一致。如：当建设工程项目 文件实体的层级为“文件集”时，与其对应的业务实体的层级是 “建设工程项目”、责任者层级是“机构”。

城建档案管理机构可以根据建设电子档案整理与管理的要 求，设置三个、二个甚至一个层级。 一般情况下城建档案管理机 构部门的城建档案信息管理系统、数字城建档案馆系统以及建设 电子档案归档整理系统将文件层级分为工程(项目)级(文件 集)、案卷级(文件组合)、文件级(单一文件)三个层级。城建 档案工程(项目)级文件元素集示例见表1,案卷级文件元素集 示例见表2,文件级文件元素集示例见表3。

表 1 工程(项目)级文件实体元素集示例

续表1

续表1

表2 案卷级文件实体元素集示例

续表2

续 表 2

表 3 文件级文件实体元素集示例

续表3

续表3

4.2.3 文件标识是文件实体在文件管理系统中的唯一标识，文 件从捕获到归档分别由不同的文件系统管理， 一般情况下不同文 件系统下的文件实体的文件标识不同。通常电子文件归档后的文

件标识由电子档案管理系统重新生成并使用。而归档前的文件标 识应保留，但不应作为归档后的文件管理系统的唯一标识使用。

4.2.4 文件名称的命名方案与文件实体的层级相关。如当该文 件实体的层级为“文件集”时，其对应的业务实体的层级就是 “职能”或“建设工程”,如是建设工程，则子元素 “M3.2 命名 方案”的取值应符合国家有关建设工程分类及命名的规定，子元 素 “M3.2 名称”的值就是工程项目或单项工程的名称；又如， 当文件层级为文件组合时，子元素 “M3.2 名称”就是案卷的 名称。

4.2.5 文件分类应按文件实体所对应的业务活动次序进行。建 设系统的业务管理、业务技术文件分类可以按业务职能或业务程 序分类；建设工程文件的分类可以按实体分类，也可根据文件材 料的内容，选择和运用适当的分类方法。应保留归档前的文件分 类，但应在子元素 “M4.1 文件分类方案”中注明。子元素 “M4.2 文件分类名”应用文字表示，避免因数据环境的变化导 致的语义混淆。当具有相关规定时，子元素 “M4.1 文件分类方 案”为必选。

4.2.6 主题词可以从《城建档案主题词表》、《公文主题词表》、 《汉语主题词表》、《中国档案主题词表》等中取值；关键词需用 规范性词。

4.2.11 存储用于记录各种载体文件的形态、存放或存储的位 置。该元素的子元素要根据子元素“M10.1 载体”的取值情况 来判断载体类型，主要区分传统载体与电子载体两类。当出现同 一文件的异质载体时，宜采用多个元素“M10 存储”来记录。

子元素“M10.6 位置”与文件实体所在层级有关：当文件 实体层级为文件集(工程项目或单位工程)时，其电子载体的取 值为文件集的存储路径，其传统载体的取值为首卷存放位置。

存储元素中各子元素使用中应注意：

1 载体应描述文件载体的物质形态特征，根据档案实际载 体类型进行著录；

2 载体规格是指档案载体的尺寸及型号；

3 载体编号是对各类载体的统一编号，便于文件与载体的 对应；

4 单位用于描述文件物质形态的统计单位或者数字文件的 逻辑大小的计量单位；

5 数量或大小是指文件的数量或逻辑大小；电子文件用逻 辑大小；

6 位置用于描述文件当前的存放地址或存储位置；

7 格式名称是描述电子文件的逻辑形式信息。提供决策文 件存储、保存和表现的具体信息；适用于电子文件；

8 格式版本用于描述文件已知的格式版本信息；

9 应用程序名称记录创建该文件格式的应用程序名称。

4.2.12 当对包含多份文件的对象时，文件开始日期、文件结束 日期两个子元素应同时使用。如在工程(项目)级，子元素 “M11.1 文件开始日期”取值为“工程(项目)的开工(申请) 时间”,“M11.2 文件结束日期”取值为“工程(项目)的竣工 (批准)时间”;在案卷级，子元素“M11.1 文件开始日期”取 值为“卷内文件起始时间”, “M11.2 文件结束日期”取值为 “卷内文件终止时间”;在文件级，子元素“M11.1 文件开始日 期”取值为“文件形成日期”,“M11.2 文件结束日期”取值宜 为“签发日期”。

文件日期也可记录文件的有效期。

4.2.13 权限是对文件利用限制的描述或对权限类型的说明。权 限类型是限制文件利用的类型。

4.2.14 密级是指文件保密程度的等级， 一般按文件形成时所定 密级著录。保密期限是指按当前密级持续的时间长度，对已升、 降、解密的应著录新密级。保管期限是指根据档案价值确定的档 案应该保存的时间长度。档案存留鉴定后，应著录新的保管 期限。

4.2.15 处置是指对文件的降密、解密、存留以及更改保管期限

等行为。对文件的处置活动首先应得到相应文件管理机构的处置 授权。处置授权是处置行动的依据。在文件生命期中，对文件处 置的依据可能不止一个，这时就需用子元素“M14.2 处置分类 号”来区分。接下来文件的处置过程应在子元素“M14.3 处 置 行动”中详细记录，同时用子元素“M14.4 处置发生日期”记 录处置发生的时间。

4.2.16 真实性元素中各子元素使用中应注意：

1 算法名称应记录真实性校验采用的算法名称；

2 算法值应记录真实性校验采用的算法的实际值，此值通 常称为“校验码”。

4.3 业 务 实 体

4.3.1 业务实体通过业务层级、业务标识、业务名称、业务分 类、业务依据、业务特征、业务日期等元素描述相应文件实体的 业务背景。业务实体应通过业务层级与文件层级相对应。

城建档案管理机构的城建档案信息管理系统、数字城建档案 馆系统以及建设电子档案归档整理系统的业务实体元素集的设置 示例见表4。

表4 业务实体元素集示例

续表4

4.3.2 业务层级的级次数量应与文件层级的相同。文件层级是 以相互关联的文件集合方式来规定的，它可以适应对业务层级级 次的多种设定方式，执行过程中可根据文件管理的实际需要，确 定业务层级的数量，但业务层级及层级的数量应与相应的文件层 级及数量对应。建设电子档案的形成环境的业务层级与归档后的

管理环境不同，业务内容不同，应根据机构的职能来分析业务过 程，确定业务活动的层级关系。

4.3.3 业务标识是业务实体在文件管理系统中的唯一识别符。 应保留归档前的业务标识符，保留方法是采用多个元素“M17 业务标识”,并在相应的子元素“M17 业务标识方案”中赋值以 说明不同业务标识的来源。

4.3.4 对于建筑工程其业务名称可以依据《建筑工程资料管理 规程》JGJ/T185 中的名称的规定著录。

4.3.5 业务分类元素中业务分类方案用于记载对业务进行分类 的编码方案；业务分类号用于记载根据“业务分类方案”所确定 的分类标识，使用该子元素来标识文件分类时，可由业务管理系 统自动赋值。

业务分类应根据业务层级的不同，按专业或行业的业务特点 进行。如业务层级在职能或建设项目层级时，业务分类按城乡规 划、建设及其管理的专业分为：城乡规划、勘察设计、建设用地 规划管理、建设工程规划管理、房产管理、市政公用管理、园林 绿化管理、建设工程管理、房屋建筑工程、市政基础设施工程、 管线工程等类别。而其下一个业务层级的业务分类为在该专业类 别下的业务环节、流程和活动内容的进一步分类。

4.3.6 业务依据是记录业务职能、活动、事务及文件管理行为 的依据，如：计划、批准文件编号，标准、规范的编号等，是进 行文件管理行为的依据。

4.3.7 业务专业特征应根据业务特征的不同，设置相应的特征 项、特征项值及特征项值单位，对工程、项目级是必著项目。可 以根据业务特征类型(房屋建筑工程专业记载项、市政基础设施 工程专业记载项、城市管线工程专业记载项、建设工程用地规划 管理专业记载项、房屋(市政)建设工程规划管理专业记载项) 不同，按《城市建设档案著录规范》GB/T 50323 规定的专业记 载项著录。著录专业记载项时要注意， 一个元素只能记录一个记 载项，需要多个元素才能完成规定的著录。如房屋建筑工程设

置：建筑面积、高度、层数、结构类型、幢数、工程结算、工程 地址、地形图号(地理编码)等特征描述项，要由这些元素共同 完成对业务专业特征的记载。

4.3.8 业务日期元素中业务开始日期子元素记录业务对象的开 始日期，如在工程(项目)层级应著录工程(项目)的开工日 期、在单位工程层级应著录单位工程的开工日期等；业务结束日 期子元素记录业务对象的结束日期，如在工程(项目)层级应著 录项目的竣工日期、在单位工程层级应著录单位工程的竣工日期 等。

4.4 责任者实体

4.4.2 责任者实体层级的设置可以根据城乡规划、建设和管理 活动的具体情况进行扩展或删减。责任者层级分得越细，文件管 理的业务活动的记录就越清晰。

城建档案管理机构的城建档案信息管理系统、数字城建档案 馆系统以及建设电子档案归档整理系统的责任者一般分为工程 (项目)级、案卷级、文件级三个层级。工程(项目)级的责任 者为建设(申请)单位、批准单位、勘察单位、设计单位、测绘 单位、监理单位、施工单位、质量监督单位等；案卷级的责任者 为建设(申请)单位或档案移交单位；文件级的责任者为文件形 成单位。

4.4.4 责任者名称应著录责任者实体的全名。

4.4.5 责任者职能是责任者负责或承担的职责或职能。

4.4.6 责任者许可内容是文件管理活动中，对责任者授权或许 可的活动内容；责任者许可类型是指责任者在业务职能活动中， 进行文件管理的许可类型。

4.4.7 责任者联系方式用于记录责任者的详细联系内容及方式， 需填写具体的联系方式，如电话、传真、手机、EMAIL、 办公 地点等。

4.5 关 系 实 体

4.5.2 关系标识符方案是用于标识关系的编码方案。标识符可 由系统赋值。

4.5.5 关系是元数据标准的核心，关系中涉及的全部对象都应 描述。因此相关实体、相关实体元素成为元数据描述的主要成 分，并被用来描述该关系中的对象及相关的对象。

5 元数据扩展

5.0.1～5.0.3 由于建设电子档案的内容和用途的多样性，为了 满足建立可信、可用的建设电子档案，保障建设电子文件和电子 档案的安全保管与有效开发利用，当建设电子档案元数据的内容 不能满足需求时，本标准给出了定义和应用扩展元数据的原则， 规定了建设电子元数据扩展的若干规则，旨在满足应用需求的同 时保证元数据的质量和一致性。元数据扩展时，不得对本标准已 有元数据元素做名称上的变更和约束条件上的放宽。