新校区建设档案管理是学院档案管理工作的重要组成部分。为规范新校区建设档案管理工作，制定本办法。

一、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》，以及国家档案局，国家计委联合颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》和国家档案局关于印发《基本建设项目（工程）档案验收办法》的通知，结合学院档案管理的有关规定，努力做好新校区建设项目档案管理工作。

二、做好新校区建设资料收集，各项与新校区建设有关的文件、合同、图纸、图表及声像（包括照片、录音、录像等）等各种载体的文件资料，必须送交学院档案室保管存档。工程建设档案从项目审批立项开始收集归档，项目竣工验收，工程资料移交城建档案馆及学院档案馆，直至项目保修期满时截止。

三、上级有关部门下达的与新校区建设相关的各种书面文件、函件等要进行登记，登记后的文件及时交有关领导签阅批示，按领导批示交有关部门具体办理，并及时交档案室存档。

四、对外签发的各种行文底稿一律收存入档。各类文件按来文的单位、保密级别、文号、时间、发放范围进行登记、编号、分类存档，以备查阅。五、做好档案保密工作，档案管理及有关知情人员不得向外泄漏与新校区建设工程有关的机密资料文件的内容，对泄密造成损失的要按有关规定追究责任。

六、严格规范各类文件、技术资料的借阅手续。提高技术资料的利用率，已归档的各类资料原件一律不得外借，需要复印的，需经主管领导批准。七、新校区建设前期招投标工作的招投标文件、中标通知书、办理手续取得的各种证照等有关资料要及时送学院档案室归档。

八、新校区建设过程中，每竣工验收一项工程，有关部门要及时整理好全部归档资料，并及时交学院档案室按规定归档。

九、做好各类档案的防水、防火、防盗、防霉变等安全管理工作。